接手、建置、运作。
三个阶段，顺序如此。第一个月我们就把日常接过来——不会先在旁边看贵公司做一个月。单凭一段对账目的描述就报出固定价，那是猜测；而一个猜错在自己有利那一边的价格，正是这类事务所悄悄变贵的方式。
These services do not require a state licence, and we are not a CPA firm.此等服务并不需要州牌照，我们亦非持牌会计师事务所。
第一阶段 · 第一个月。评估在里面完成。接手
从第一周开始，我们就在做事，不是在旁边看。厂商发票进来、入账编码，发票开出去，催收启动，现金与信用卡入账，付款批量备妥等贵公司放行。这代表第一天就要有实际权限——总账、银行、信用卡系统、开立发票系统——以我们自己的具名账号、最小必要权限，而且每一笔分录都附时间戳记。
我们用唯一能真正熟悉一套账的方法去熟悉它：替贵公司记着它。第一次月结由我们运行。不会有一个「贵公司照旧做、我们在旁边记笔记」的空转月份。
无论后续如何，我们写下来的东西属于贵公司。在跑完这个月的同时，我们会把发现记下来：结账实际在哪几天流失时间、哪些科目多久没有对起来、往来银行或会计师会要求而贵公司目前交不出的东西是什么、以及每一项要修好需要多少成本。第一个月按一般月费计收，评估就在里面完成。没有付费评估产品，也没有费用抵销条款。
- 第一天就有作业权限，以具名账号进行，每笔分录附时间戳记
- 应付、应收、开立发票、现金与信用卡，第一周就上线
- 第一次月结由我们运行，不是在旁边跟做
- 原本负责的人若仍在职，第一次结账期间保持可联系
- 一份书面发现报告，每一项主张背后都附上算式
- 一份结账时程建议，每个步骤都标明第几天
第二阶段 · 通常是第二和第三个月。建置
评估转成建置计划，我们一边运行一边维持日常运作。这是多数同业会跳过的部分，也正是他们做了一年之后结账依然迟的原因。
- 结账时程正式激活：每个步骤有日期、有负责人、有固定交付日
- 对账转为常设工作底稿，贵公司随时看得到
- 签核流程与授权层级，配合贵公司实际的决策方式
- 会计科目表与实体对应整理干净，冲销写成文档而非靠记忆
- 全部写下来——检验标准是：任何一个人离开，流程照样运作，包括我们离开
第三阶段 · 第四个月起。运作
稳定运作，依公开的节奏进行，贵公司随时知道本周在做什么、什么时候交什么。
- 每周：付款批量备妥待放行、现金入账、预测更新、催收进行
- 每月：依时程结账、对账相符、交出报表
- 每季：查看收费与工作量是否相称，双向都会调整
- 持续：每一笔分录都有具名的人与时间戳记
决定这件事能不能成立的五样东西
技术、沟通、AI、关顾与验证——以及我们在每一项上的承诺。这些都不是要贵公司凭信任接受的保证；每一条都是我们一旦不做，您会立刻察觉的事。
技术
一切都在贵公司自己的系统、自己的授权、自己的租户里运作。没有 Millrace 平台、没有专属门户网站，也没有任何东西会在合作结束那天被收走。
- 贵公司的 ERP：QuickBooks、Sage Intacct、NetSuite 或 Xero
- 由贵公司选择的付款、报支与信用卡工具
- 结账管理与对账工具
- 文档存放在贵公司自己的文件夹
- 签约前是唯读；开始后是工作所需的权限，但永远不含签核权
- 系统之间的移转属于项目工作，不是绑定手段
沟通
一位具名的人，不是工单队列，也不是轮替的班底。快的事情在对话里解决；重要的事情最后一定会写在贵公司一年后仍找得到的地方。
- 找得到人：共用的 Slack 或 Teams 群组、直接的电子邮件、一支真的有人接的电话
- 没有工单系统、没有客服信箱
- 固定的每月通话，以及提前公布的结账时程
- 决定与判断写成记录，而不只是口头谈过
- 贵公司随时知道是谁在处理，以及怎么找到他
- 坏消息要早。只有早的坏消息才有用。
- 我们替那些会读差异说明、而且会来争论的人做得最好
AI
我们用得很凶，因为自动化才是固定收费能保持诚实、而不会悄悄变成偷工减料的原因。三条规则写进合约，不是口号。
- 截取、入账编码、分类、勾稽与草拟
- 第一条：零数据留存，由供应商书面承诺
- 第二条：任何内容进入贵公司总账之前，由一位具名人员覆核
- 第三条：无法以具名账号并附时间戳记写入的工具，一律不用
- 这条规则让我们放弃过一些很好用的工具，我们仍然运行
- 想看我们手上有哪些供应商协议，开口就可以
关顾
客户体验在这里不是软性的东西——它是一家这种规模的事务所唯一的成长方式。我们将来唯一的行销，就是一位愿意接起「我在考虑找他们」那通电话的客户。所以下面的承诺都写成贵公司可以拿来要求我们的形式，而不是一句关于我们多重视您的话。
- 一位具名的人负责贵公司的账户，而您知道是谁
- 容易找到：共用群组、直接的电子邮件、一支有人接的电话
- 坏消息提早以书面告知，不会等您自己发现
- 贵公司的文档留在自己的系统，有权限控管、有备份
- 我们不适合贵公司，第一通电话就会说
- 做错事的时候：发生了什么、代价多少、之后改了什么
- 若因我方原因未达成已公布的结账日，该月费用退还一半
- 三十天通知期、数据归贵公司所有，离开时附完整交接文档
验证
没有任何东西因为「看起来没错」就离开这里。我们公布的每一个数字，都由一双眼睛以外的东西重新加过一次——包括这个网站。
- 对账要对到源头，绝不是对到上个月的文件
- 结账附具名、注明日期的签核
- 每一个公布的合计，都由它自己的组成项目重新加总验证
- 差异要指出成因与负责人，而不是把差异重述一次
- 附表的做法要让会计师不靠我们也跟得下去
- 本网站上的数字在建置时由程序重新加总，只要有一个对不上，建置就拒绝发布