接手、建置、運作。
三個階段，順序如此。第一個月我們就把日常接過來——不會先在旁邊看貴公司做一個月。單憑一段對帳目的描述就報出固定價，那是猜測；而一個猜錯在自己有利那一邊的價格，正是這類事務所悄悄變貴的方式。
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第一階段 · 第一個月。評估在裡面完成。接手
從第一週開始，我們就在做事，不是在旁邊看。廠商發票進來、入帳編碼，發票開出去，催收啟動，現金與信用卡入帳，付款批次備妥等貴公司放行。這代表第一天就要有實際權限——總帳、銀行、信用卡系統、開立發票系統——以我們自己的具名帳號、最小必要權限，而且每一筆分錄都附時間戳記。
我們用唯一能真正熟悉一套帳的方法去熟悉它：替貴公司記著它。第一次月結由我們執行。不會有一個「貴公司照舊做、我們在旁邊記筆記」的空轉月份。
無論後續如何，我們寫下來的東西屬於貴公司。在跑完這個月的同時，我們會把發現記下來：結帳實際在哪幾天流失時間、哪些科目多久沒有對起來、往來銀行或會計師會要求而貴公司目前交不出的東西是什麼、以及每一項要修好需要多少成本。第一個月按一般月費計收，評估就在裡面完成。沒有付費評估產品，也沒有費用抵銷條款。
- 第一天就有作業權限，以具名帳號進行，每筆分錄附時間戳記
- 應付、應收、開立發票、現金與信用卡，第一週就上線
- 第一次月結由我們執行，不是在旁邊跟做
- 原本負責的人若仍在職，第一次結帳期間保持可聯絡
- 一份書面發現報告，每一項主張背後都附上算式
- 一份結帳時程建議，每個步驟都標明第幾天
第二階段 · 通常是第二和第三個月。建置
評估轉成建置計畫，我們一邊執行一邊維持日常運作。這是多數同業會跳過的部分，也正是他們做了一年之後結帳依然遲的原因。
- 結帳時程正式啟用：每個步驟有日期、有負責人、有固定交付日
- 對帳轉為常設工作底稿，貴公司隨時看得到
- 簽核流程與授權層級，配合貴公司實際的決策方式
- 會計科目表與實體對應整理乾淨，沖銷寫成文件而非靠記憶
- 全部寫下來——檢驗標準是：任何一個人離開，流程照樣運作，包括我們離開
第三階段 · 第四個月起。運作
穩定運作，依公開的節奏進行，貴公司隨時知道本週在做什麼、什麼時候交什麼。
- 每週：付款批次備妥待放行、現金入帳、預測更新、催收進行
- 每月：依時程結帳、對帳相符、交出報表
- 每季：檢視收費與工作量是否相稱，雙向都會調整
- 持續：每一筆分錄都有具名的人與時間戳記
決定這件事能不能成立的五樣東西
技術、溝通、AI、關顧與驗證——以及我們在每一項上的承諾。這些都不是要貴公司憑信任接受的保證；每一條都是我們一旦不做，您會立刻察覺的事。
技術
一切都在貴公司自己的系統、自己的授權、自己的租戶裡運作。沒有 Millrace 平台、沒有專屬入口網站，也沒有任何東西會在合作結束那天被收走。
- 貴公司的 ERP：QuickBooks、Sage Intacct、NetSuite 或 Xero
- 由貴公司選擇的付款、報支與信用卡工具
- 結帳管理與對帳工具
- 文件存放在貴公司自己的資料夾
- 簽約前是唯讀；開始後是工作所需的權限，但永遠不含簽核權
- 系統之間的移轉屬於專案工作，不是綁定手段
溝通
一位具名的人，不是工單佇列，也不是輪替的班底。快的事情在對話裡解決；重要的事情最後一定會寫在貴公司一年後仍找得到的地方。
- 找得到人：共用的 Slack 或 Teams 群組、直接的電子郵件、一支真的有人接的電話
- 沒有工單系統、沒有客服信箱
- 固定的每月通話，以及提前公布的結帳時程
- 決定與判斷寫成記錄，而不只是口頭談過
- 貴公司隨時知道是誰在處理，以及怎麼找到他
- 壞消息要早。只有早的壞消息才有用。
- 我們替那些會讀差異說明、而且會來爭論的人做得最好
AI
我們用得很兇，因為自動化才是固定收費能保持誠實、而不會悄悄變成偷工減料的原因。三條規則寫進合約，不是口號。
- 擷取、入帳編碼、分類、勾稽與草擬
- 第一條：零資料留存，由供應商書面承諾
- 第二條：任何內容進入貴公司總帳之前，由一位具名人員覆核
- 第三條：無法以具名帳號並附時間戳記寫入的工具，一律不用
- 這條規則讓我們放棄過一些很好用的工具，我們仍然執行
- 想看我們手上有哪些供應商協議，開口就可以
關顧
客戶體驗在這裡不是軟性的東西——它是一家這種規模的事務所唯一的成長方式。我們將來唯一的行銷，就是一位願意接起「我在考慮找他們」那通電話的客戶。所以下面的承諾都寫成貴公司可以拿來要求我們的形式，而不是一句關於我們多重視您的話。
- 一位具名的人負責貴公司的帳戶，而您知道是誰
- 容易找到：共用群組、直接的電子郵件、一支有人接的電話
- 壞消息提早以書面告知，不會等您自己發現
- 貴公司的文件留在自己的系統，有權限控管、有備份
- 我們不適合貴公司，第一通電話就會說
- 做錯事的時候：發生了什麼、代價多少、之後改了什麼
- 若因我方原因未達成已公布的結帳日，該月費用退還一半
- 三十天通知期、資料歸貴公司所有，離開時附完整交接文件
驗證
沒有任何東西因為「看起來沒錯」就離開這裡。我們公布的每一個數字，都由一雙眼睛以外的東西重新加過一次——包括這個網站。
- 對帳要對到源頭，絕不是對到上個月的檔案
- 結帳附具名、註明日期的簽核
- 每一個公布的合計，都由它自己的組成項目重新加總驗證
- 差異要指出成因與負責人，而不是把差異重述一次
- 附表的做法要讓會計師不靠我們也跟得下去
- 本網站上的數字在建置時由程式重新加總，只要有一個對不上，建置就拒絕發布